Ein Satz statt hundert Klicks: KI in Ihrer bestehenden Software

Ein neues Modell soll in den Verkauf. Bisher hiess das: Anmelden, Artikel anlegen, Beschreibung tippen, sechs Bilder hochladen und den richtigen Bildern die richtigen Grössen zuordnen, Kategorie setzen, Lieferdatum eintragen, Lagerstand korrigieren. Fünf Masken, ein paar Dutzend Klicks, und das für jedes Rad. Heute schreibt dieselbe Person einen Satz: „Leg das neue Trekkingrad von diesem Lieferanten an, übernimm die Beschreibung aus dem Katalog, Grössen 51 bis 59, Liefertermin April.“ Den Rest erledigt ein KI-Assistent.

Das ist kein Zukunftsszenario, sondern der Alltag in einem unserer eigenen Produkte. Interessant daran ist weniger die Technik als die Ausgangslage: Die Software dahinter gab es vorher schon, sie funktionierte, und sie wurde trotzdem als mühsam empfunden. Genau diese Kombination finden wir in vielen Betrieben. Wir zeigen an diesem Beispiel, was sich durch künstliche Intelligenz konkret verändert hat, was dabei bewusst gleich geblieben ist, und woran Sie erkennen, ob sich derselbe Schritt bei Ihrer Software lohnt.

Die kurze Antwort: Wann sich der Schritt lohnt

Eine bestehende Anwendung mit KI aufzuwerten lohnt sich dann, wenn Menschen täglich immer wieder dieselben Daten von Hand eintragen, korrigieren oder verschieben. Die KI ersetzt dabei nicht die Bildschirmmaske, sondern die Fleissarbeit davor. Ihre Software bleibt, wie sie ist, und bekommt zusätzlich einen kontrollierten Weg, über den ein KI-Assistent bestimmte Aufgaben darin ausführen darf. Das ist ein überschaubarer Umbau, keine Neuentwicklung. Wenig bringt es umgekehrt dort, wo ohnehin nur selten Daten gepflegt werden oder wo jeder einzelne Vorgang eine eigene fachliche Entscheidung verlangt.

Was eine klassische Eingabemaske gut kann, und wo sie Zeit frisst

Eine gut gebaute Oberfläche ist nicht das Problem. Sie führt durch einen Vorgang, verhindert Fehleingaben, zeigt Pflichtfelder an und macht sichtbar, was im System steht. Für den einzelnen, sorgfältigen Vorgang ist sie nach wie vor das beste Werkzeug, und deshalb schaffen wir sie auch nicht ab.

Anstrengend wird sie erst bei Menge und Wiederholung. Eine Maske ist für einen Vorgang gebaut. Wenn dreissig Räder eine neue Kategorie brauchen, wird aus einem sinnvollen Ablauf dreissigmal derselbe Ablauf. Dazu kommt ein zweiter Punkt, den man leicht übersieht: Wer die Maske selten benutzt, muss jedes Mal neu suchen, in welchem Reiter welches Feld liegt. Das kostet keine Stunden am Stück, sondern viele Minuten über den Tag verteilt, und es ist der Teil der Arbeit, den alle gerne aufschieben.

Der dritte Punkt trifft die Entwicklung: Jeder Sonderfall braucht in einer klassischen Anwendung eine eigene Antwort auf dem Bildschirm. Ein zusätzliches Feld, ein neuer Filter, eine Massenbearbeitung. Das ist machbar, aber es dauert und kostet, und deshalb bleiben viele kleine Wünsche jahrelang liegen.

Aus einem internen Werkzeug wurde eine KI-Anwendung

2024 haben wir eine Reservierungs-App für Fahrräder gebaut, zunächst für den internen Gebrauch. Fahrradhändlerinnen und Verkäufer können damit Räder am Tablet zeigen, für eine bestimmte Kundin vorreservieren und verkaufen, auch wenn das Rad noch gar nicht im Schauraum steht. Aus diesem Werkzeug ist inzwischen ein eigenes Produkt geworden, RadVoraus.

Der Nutzen war von Anfang an klar. Der Preis dafür allerdings auch: Damit im Verkaufsgespräch etwas Vorzeigbares auf dem Tablet erscheint, muss vorher jemand die Listen pflegen. Alle Räder mit Bildern, Produktbeschreibungen, Kategorien, Nachbestellungen und Lagerzustand. Das war aufwändig, und es kostete nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Wer diese Arbeit kennt, kennt auch das Gefühl, dass sie nie ganz fertig ist.

Deshalb haben wir für RadVoraus einen sogenannten Connector für den KI-Assistenten Claude gebaut, technisch einen MCP-Server. Hinter dem sperrigen Begriff steckt etwas Einfaches: eine standardisierte und kontrollierte Verbindung, über die ein KI-Assistent genau festgelegte Funktionen und Daten Ihrer Software nutzen darf. Nicht alles, sondern das, was Sie freigeben.

Seither erledigt Claude die Datenpflege selbständig: Räder überarbeiten, Nachbestellungen erfassen, Kategorien anlegen und zuordnen, Verfügbarkeiten pro Grösse korrigieren. Mitarbeitende im Handel mussten früher jede dieser Änderungen über die Oberfläche des Shops eintippen. Heute genügt ein Satz mit den nötigen Angaben, also mit Modell, Grösse, Lieferant oder Liefertermin. Aus einem simplen internen Online-Shop ist damit eine KI-Anwendung geworden.

Die alte Oberfläche ist trotzdem nicht verschwunden. Sie wird heute für die Kontrolle und für kleine manuelle Korrekturen verwendet, während der Grossteil der wiederkehrenden Arbeit über die KI läuft. Das ist keine Übergangslösung, sondern Absicht. Ein Blick auf die fertige Liste ist schneller als jede Rückfrage, und er gibt Sicherheit.

Was sich dadurch im Betrieb ändert

Der spürbarste Unterschied liegt nicht in einer neuen Funktion, sondern darin, wie Arbeit beschrieben statt ausgeführt wird. Drei Effekte zeigen sich in der Praxis besonders deutlich:

• Produktivität: Wiederkehrende Datenpflege wird angestossen statt Klick für Klick erledigt. Besonders bei Sammeländerungen über viele Artikel hinweg verschwindet der Teil der Arbeit, der reine Wiederholung war.
• Bedienbarkeit: Wer eine Aufgabe in eigenen Worten beschreiben kann, muss nicht wissen, in welchem Reiter welches Feld liegt. Das senkt die Einarbeitungszeit für neue oder saisonale Mitarbeitende deutlich und nimmt der Software den Schrecken.
• Flexibilität: Ein Sonderfall braucht nicht sofort eine neue Bildschirmmaske. Solange die freigegebenen Funktionen ausreichen, lässt sich eine ungewöhnliche Anforderung einfach anders formulieren, statt sie als Änderungswunsch einzuplanen.

Wir nennen bewusst keine Prozentzahl für die Zeitersparnis. Wir haben die Arbeitszeit vorher nicht gemessen, und eine erfundene Zahl würde Ihnen bei der Entscheidung nicht helfen. Was wir sagen können: Der Anteil der Datenpflege, der über die Oberfläche läuft, ist von „fast alles“ auf „Kontrolle und Kleinigkeiten“ gesunken.

Warum ältere Software hier oft nicht mithält

Viele Anwendungen, die heute in Betrieben laufen, wurden entworfen, bevor KI-Assistenten praktisch nutzbar waren. Sie sind darauf ausgelegt, dass ein Mensch vor dem Bildschirm sitzt und Felder ausfüllt. Das ist kein Konstruktionsfehler, sondern ein Zeitpunkt. Es bedeutet aber, dass so eine Software von aussen nur das anbietet, was auf dem Bildschirm sichtbar ist, und dass ein Assistent damit wenig anfangen kann.

Wir planen KI deshalb in unseren Software-Projekten standardmässig mit ein. Das ist keine Aussage darüber, dass unsere Anwendungen besser wären als andere. Es bedeutet schlicht, dass der Anschluss für einen KI-Assistenten von Beginn an vorgesehen ist, statt später nachgerüstet zu werden. Für Sie als Kundin oder Kunde ist das vor allem eine Frage der Reihenfolge und der Kosten: Was von Anfang an mitgedacht ist, kostet später keinen zweiten Umbau.

Die gute Nachricht für alle mit bestehender Software: Nachrüsten ist möglich, und es ist deutlich günstiger, als es klingt. RadVoraus ist genau dieser Fall. Die Anwendung war fertig, sie lief, und sie hat trotzdem einen zweiten Frühling bekommen, ohne dass wir sie neu gebaut haben. Wettbewerbsfähig bleibt eine Software heute weniger durch neue Funktionen als dadurch, wie viel Handarbeit sie den Menschen abnimmt, die täglich damit arbeiten.

Die Kontrolle bleibt bei Ihnen

Ein KI-Assistent, der Daten verändern darf, wirft berechtigte Fragen auf, und diese Fragen gehören vor die Umsetzung. Drei davon klären wir in jedem Projekt zuerst: Welche Funktionen darf der Assistent überhaupt ausführen und welche ausdrücklich nicht? Wer darf ihn nutzen, und mit welchen Rechten? Und woran erkennt der Betrieb hinterher, was verändert wurde?

Der Zuschnitt ist dabei das wichtigste Werkzeug. Ein Connector gibt genau die Funktionen frei, die freigegeben werden sollen, und nicht die gesamte Datenbank. Lesen, ändern und löschen lassen sich getrennt behandeln, und heikle Vorgänge bleiben bewusst in der Oberfläche, wo ein Mensch sie bestätigt.

Ebenso ehrlich gehört dazu: Ein KI-Assistent versteht eine Anweisung gelegentlich anders als gemeint. Genau deshalb bleibt die vertraute Oberfläche als Prüfinstanz bestehen. Für Vorgänge, bei denen ein Missverständnis teuer wäre, etwa in der Buchhaltung oder bei verbindlichen Preisen, empfehlen wir eine ausdrückliche Freigabe durch einen Menschen. Bei welchen Abläufen das nötig ist, entscheidet nicht die Technik, sondern Ihr Risiko.

Welche Daten dabei besonders geschützt werden müssen und welche Anwendungsfälle sich überhaupt lohnen, klären wir vorher gemeinsam. Wie wir dabei vorgehen, steht ausführlicher im Beitrag zur KI-Beratung für Unternehmen.

Woran Sie erkennen, ob sich das bei Ihnen lohnt

Sie brauchen für diese Einschätzung keine technische Analyse, sondern einen ehrlichen Blick auf die Woche. Je mehr der folgenden Punkte zutreffen, desto wahrscheinlicher lohnt sich der Schritt:

• Jemand pflegt regelmässig Stammdaten, Artikel, Preise, Termine oder Bestände von Hand.
• Dieselbe Änderung betrifft oft viele Datensätze gleichzeitig.
• Informationen werden aus einer anderen Quelle abgetippt, etwa aus einem Lieferantenkatalog oder einer Tabelle.
• Neue Mitarbeitende brauchen lange, bis sie die Software sicher bedienen.
• Kleine Änderungswünsche an der Software bleiben liegen, weil sich der Aufwand nicht lohnt.
• Die Datenpflege wird aufgeschoben, und die Qualität der Einträge leidet sichtbar darunter.

Trifft davon wenig zu, sagen wir Ihnen das auch. Wenn Ihre Anwendung selten befüllt wird oder jeder Vorgang eine eigene fachliche Entscheidung verlangt, bringt ein KI-Zugang wenig und Sie investieren besser an anderer Stelle.

Fazit: Ihre Software muss nicht neu sein, um modern zu wirken

Der Wert einer Anwendung entscheidet sich für Ihre Mitarbeitenden nicht daran, wie neu sie ist, sondern daran, wie viel Handarbeit sie ihnen abnimmt. Eine bestehende, funktionierende Software mit einem kontrollierten KI-Zugang zu ergänzen, ist deshalb oft der schnellere Weg als eine Neuentwicklung. Die Oberfläche bleibt für Kontrolle und Sonderfälle, die tägliche Fleissarbeit wandert in einen Satz. Genau das ist bei RadVoraus passiert.

Haben Sie auch eine Software, die viel Zeit für die Datenpflege verschlingt? Dann sprechen Sie mit uns darüber, ob und wie sie sich mit KI aufwerten lässt. Wir sehen uns an, welche Abläufe sich dafür eignen und welche besser in der Hand Ihrer Mitarbeitenden bleiben. Die Angebotslegung ist kostenlos und unverbindlich. Wenn Sie zuerst wissen möchten, wie wir Anwendungen grundsätzlich bauen, hilft der Beitrag App entwickeln lassen: iOS, Android und Web aus einem Guss weiter.

Häufige Fragen

Müssen wir unsere Software dafür neu bauen lassen?

In aller Regel nicht. Ergänzt wird eine kontrollierte Verbindung, über die der KI-Assistent bestimmte Funktionen nutzen darf. Die Anwendung selbst bleibt bestehen. Voraussetzung ist, dass sich die gewünschten Funktionen technisch ansprechen lassen. Ob das bei Ihrer Software der Fall ist, sehen wir in einem kurzen Blick auf das System, und wir sagen es Ihnen auch, wenn die Antwort Nein lautet.

Bekommt die KI damit Zugriff auf alle unsere Daten?

Nein, und das ist der entscheidende Punkt bei der Umsetzung. Freigegeben wird nur, was freigegeben werden soll. Der Zugang wird auf einzelne Funktionen und Datenbereiche zugeschnitten, Lesen und Ändern lassen sich trennen, und besonders heikle Vorgänge bleiben bewusst aussen vor. Welche Daten das in Ihrem Fall sind, legen wir vor der Umsetzung gemeinsam fest.

Braucht dann jede Person im Team ein eigenes KI-Konto?

Das hängt vom Aufbau ab. Im Fall von RadVoraus arbeiten Mitarbeitende direkt im KI-Assistenten und brauchen dort einen Zugang. Alternativ lässt sich die KI-Funktion in die bestehende Anwendung einbauen, sodass Ihre Leute weiterhin nur ein Werkzeug öffnen. Was sinnvoller ist, hängt davon ab, wie viele Personen wie oft damit arbeiten, und beeinflusst die laufenden Kosten.

Was passiert, wenn die KI etwas falsch versteht?

Damit muss man rechnen, deshalb bleibt die bestehende Oberfläche als Kontrollinstanz bestehen. Eine falsch angelegte Produktbeschreibung fällt bei der Durchsicht auf und ist in einer Minute korrigiert. Für Vorgänge, bei denen ein Missverständnis teuer wäre, sehen wir eine ausdrückliche Bestätigung durch einen Menschen vor, bevor die Änderung wirksam wird.